Klubdrift

Bestyrelsen har ansvar for foreningens daglig drift, økonomi og tager sig af forpligtigelser og relationer til myndigheder og samarbejdspartnere.

Generalforsamlingen er den højeste autoritet i en forening, og det er her, man vælger medlemmer til foreningens bestyrelse. Bestyrelsen repræsenterer foreningen indtil næste generalforsamling finder sted.

Opgaver

Det er bestyrelsens opgave at drive foreningen i overensstemmelse med dens vedtægter. Der er fem grundlæggende opgaver, som en bestyrelse altid har ansvaret for:

1. Børneattester skal indhentes og håndteres. En på alle måder nødvendig opgave, og en forudsætning for at få tilskud fra kommunen. Se afsnittet ‘Jura’
2. Regnskabet skal vise et fornuftigt omfang i forhold til foreningens aktiviteter
3. Seriøs og fornuftig revision af årsregnskabet
4. Rettidig indberetning i forhold til kommunale tilskud
5. Foreningens forsikringer skal være i orden. Se afsnittet ‘Forsikringer’

Hvordan, bestyrelsen løser opgaverne, er op til den selv. Derfor er det både konstruktivt og gavnligt med en forventningsafstemning i bestyrelsen: Hvad drømmer I om som bestyrelse at opnå med foreningen? Er der nogen, der har særlige kompetencer, som de gerne vil bringe i spil?
En åben snak om visioner, drømme og kompetencer kan være med til at skabe en fælles retning for bestyrelsen og foreningen, samt skabe en stor motivation for de arbejdsopgaver, der ligger ift. at kunne indfri de fælles drømme og visioner.

Ansvar

Bestyrelsen deler ansvaret for den daglige drift, og kassereren håndterer især økonomien.

Ved store økonomiske beslutninger involveres flere bestyrelsesmedlemmer, og klare regler for de økonomiske beføjelser kan hjælpe med at undgå forvirring.

Råderum og beføjelser

Vedtægterne er bestyrelsens rettesnor. Dens beføjelser er normalt beskrevet i vedtægterne, men det kan være svært at sætte faste grænser. Generelt kan bestyrelsen indgå aftaler på foreningens vegne inden for foreningens mål og aktiviteter.

Bestyrelsen håndterer økonomien forsvarligt og sørger også for, at revisorerne får de oplysninger, de behøver for at kunne vurdere regnskabet.

Større beslutninger, specielt om økonomi og vedtægtsændringer, skal bestyrelsen fremlægge for foreningens medlemmer ved generalforsamlingen.

Formandens opgaver og ansvar

Formanden tegner foreningen. Formelt som repræsentant i forhold til offentlige myndigheder og organisationer men også sammen med kassereren overfor banken, når bilag af en vis størrelse skal attesteres. Det vil typisk være beskrevet yderligere i foreningens vedtægter.

Formanden har styr på

• frister og terminer i forhold til driften – fx generalforsamling, medlemsindberetning m.m.
• samarbejdsaftaler og politikker
• relationer både internt fx til udvalg og eksterne til fx idrætsorganisationer som Dansk Idrætsforbund (DIF) og Dansk Minigolk Union
• lavpraktiske ting som fx nøgler til klubhus og lignende
• adgangskoder til diverse it- og online systemer

Kassereren opgaver og ansvar

De fleste foreningers regnskabsår følger kalenderåret. Hvis ikke, vil det fremgå af foreningens vedtægter. Når året er slut, skal kassereren gøre regnskabet op. Inden generalforsamlingen skal foreningens revisor kontrollere og underskrive regnskabet. Derefter skal kassereren gøre regnskabet klar til fremlæggelse på årets generalforsamling.
Kommunen skal også have et regnskab over de kommunale tilskud, foreningen har modtaget og deres anvendelse.

Terminer for diverse indberetninger og betalinger er selvfølgelig særligt vigtig for kasseren at have styr på. Nedenstående er inputs til potentielle vigtige terminer – listen er på ingen måde udtømmende

• Sæsonstart, nye medlemmer registreres, og kontingenter opkræves (hvis det da ikke foregår automatisk)
• Kommunens skæringsdatoer for indberetning af medlemstal og udgifter, som kan udløse aktivitets-, kursus- og lokaletilskud
• Idrætsorganisationerne opkræver måske kontingent. Medlemskab af Dansk Minigolf Union er gratis
• Foreningens medlemstal skal indberettes til det Centrale Foreningsregister (CFR) med udgangen af året. Det sker ikke nødvendigvis automatisk, så vær opmærksomme indberetningen
• SKAT, eventuel indberetning af skat og moms
• Politi og børneattester, det er ikke nødvendigvis kassererens opgave men for at opnå kommunale tilskud skal foreningen en gang om året indgive en erklæring til kommunen om at der er indhentet børneattester på personer i foreningen, der har kontakt med børn under 15 år som led i deres ansættelse eller beskæftigelse

Bestyrelsen har et bestemt ansvar og bestemte forpligtigelser jf. vedtægterne, men en udskiftning i bestyrelsen er en god anledning til en forventningsafstemning og til at se på spørgsmål som: Hvad drømmer I om som bestyrelse at opnå med foreningen? Er der nogle, der har nogle særlige kompetencer, som de gerne vil bringe i spil?

En åben snak om visioner, drømme og kompetencer kan være med til at skabe en fælles retning for bestyrelsen og foreningen, samt skabe en ekstra motivation for de arbejdsopgaver, der ligger forude.

Hvis I har brug for hjælp til at understøtte eller facilitere sådan en snak, er I mere end velkomne til at kontakte vores udviklingskonsulent.

Sådan tager I godt imod de nye

Når der kommer et nyt medlem ombord i bestyrelsen, går det hele lidt lettere, hvis der venter det nye medlem det, man inden for HR kalder onboarding. Det handler om at få det nye medlem godt introduceret til opgaver, arbejdsgange og selvfølgelig kulturen.

Udpeg fx en mentor som

• har overblik over foreningens opgaver og evt. udvalg
• har kendskab til foreningens medlemmer, relationer til dem og kender deres kompetencer og interesser
• står klar med råd og sparring

Husk at kommunikere ud om bestyrelsens nye medlemmer og få ændret kontaktoplysningerne alle steder, det er relevant

• Hjemmesider og maillister
• Funktionspostkasser, husk at få rettet postkasser, som fx kasserer@foreningensnavn.dk, så mailen omdirigeres til det nye medlem
• Informationsmaterialer
• Idrætsorganisationer, fx Dansk Minigolf Union, Dansk Idrætsforbund (DIF), Danske Idrætsråd & Samvirker etc.

Ved formands- eller kassererskifte husk desuden at rette oplysninger og orientere:

• Kommunen, enten via kommunene it-system eller via medarbejder i Kultur og Fritid
• Bank
• Virk.dk, navnet rettes evt. i CVR-registret
• Lokale samarbejdspartnere, kommuner, skoler, sponsorer etc.

Rent praktisk skal de nye medlemmer have

• Nøgler/adgangskoder til klubhus og lignende
• Introduktion og adgangskoder til it-systemer og andre online systemer

Ny formand

Sørg for at lægge ud med en overleveringsforretning fra den gamle til den nye formand. Den nye formand indvies i både eksisterende og kommende opgaver, der ligger på formandsposten. Præsenter også den nye formand for foreningens årshjul og sæsonkalender.

Kassereren sætter den nye formand ind i foreningens økonomi. Og resten af bestyrelsen byder ind med de informationer, de er i besiddelse af, og som den nye formand skal kende til.

Et formandsskifte kan være en god anledning til at kigge på bestyrelsens opgaver generelt og se, om det kunne give mening at ændre på noget.

Læs mere om formandens ansvar og opgaver >

Ny kasserer

Sørg for at lægge ud med en overleveringsforretning fra den gamle til den nye kasserer. Formand og resten af bestyrelsenformand indvier den nye kasserer i både eksisterende og kommende opgaver, i årshjul og foreningens kalender.

Terminer for diverse indberetninger og betalinger er selvfølgelig særligt vigtig at få den nye kasserer sat ind i, så sørg for den afgående kasserer er grundig med overleveringen på det det punkt.

Læs mere om kassereren ansvar og opgaver >

Der skal sættes ind både før, under og efter mødet, når I vil styrke jeres mødekultur. Formålet overordnet set er jo at træffe beslutninger og få dem ført ud i livet på bedste og mest effektive vis til gavn for både bestyrelse og klub.

Den gode mødeleder

Den overordnede tovholder på mødet er mødelederen. Sådan en skal I altid have for bordenden. Det kan være en fast person, der bare brænder for opgaven, eller opgaven kan gå på skift mellem jer.

En god mødeleder

• får mødedeltagerne til at føle sig godt tilpas og involverer alle
• er opmærksom på om et given punktet på dagsordenen er information, debat eller beslutning
• er opmærksom på at prioritere tiden
• har ret til at stoppe snakken, hvis der er for meget løs snak
• skal sørge for at beslutninger føres til referat

Den gode dagsorden

Mødedeltagerne skal klædes på til det møde, de skal deltage i. Det er derfor vigtigt, det fremgår tydeligt, hvis der er punkter, der kræver forberedelse. Det er også vigtig, at deltagerne kan aflæse hvilke punkter, der er orientering, hvilke der er debat.

Hav respekt for de frivilliges tid og sæt en tidsramme for det samlede møde og om muligt gerne for hvert punkt.

5 enkle huskeregler til den gode dagsorden

1. Angiv hvor og hvornår, mødet holdes
2. Angiv hvem, der er indkaldt, og eventuelt om nogle mødedeltagere kun er med under behandling af enkelte punkter
3. Start med de vigtigste punkter. ‘Siden sidst’ kan vente til sidst
4. Skriv en uddybende tekst, så deltagerne ved, hvad punktet drejer sig om og kan forberede sig
5. Angiv dit bedste bud på, hvor lang tid punktet tager og hvem, der har ansvar for punktet

Den gode referat

Et godt referat sikrer, at I husker, hvad I har besluttet, og at ingen er i tvivl om, hvad der er aftalt på mødet – heller ikke de, der har meldt afbud eller andre der måtte læse referatet.

Få det lavet og sendt afsted så hurtigt som muligt. Vær opmærksom på, om din forening har fastsat en generel frist for offentliggørelsen i sine vedtægter eller forretningsorden.

Offentliggør referatet for hele foreningen på jeres hjemmeside eller send det ud til medlemmerne – så sikrer I gennemsigtighed og åbenhed om bestyrelsens arbejde.

7 råd til det gode referat

1. Skriv kort og præcist og fremhæv overskrifter
2. Notér beslutninger særskilt under hvert punkt
3. Gengiv vigtige argumenter, hvis beslutningen ikke er umiddelbart indlysende eller beror på megen debat
4. Notér navnet på den ansvarlige på hver enkelt opgave
5. Skriv informativt, objektivt og refererende. Udelad egne kommentarer og holdninger
6. Lav evt. bilag med status- eller opgaveliste, hvis der er brug for et opslagsværktøj, hvor man hurtigt kan få et overblik over opgaver, deadlines, statur og ansvarlige.
   Se eksempel her
7. Send det afsted hurtigst muligt og offentliggør det på jeres hjemmeside

Foreningsvedtægter (pdf)
DIF-vejledning til brug ved udarbejdelse eller revision af klubbens vedtægter

Standardvedtægter (word)
Dokument til fri afbenyttelse

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og det er er her vedtægter, valg, ansvar og økonomi bestemmes. De beslutninger, som en generalforsamling vedtager, kan bestyrelsen ikke senere ændre.

Det er på generalforsamlingen, at foreningens medlemmer har indflydelse på hvem, der skal sidde i bestyrelsen. Det er også her medlemmerne har mulighed for at blive hørt og få forslag behandlet. Sidst, men ikke mindst, er det også her bestyrelsen skal stå til regnskab for årets aktiviteter.

Ordinær og ekstraordinær
Der findes to typer generalforsamlinger: Den ordinære og den ekstraordinære. Den ordinære holdes typisk en gang om året, når regnskabsåret er slut, og ofte er tidspunktet og dagsorden fastlagt i vedtægterne.

Den ekstraordinære kan holdes på et hvilket som helst tidspunkt af året. Dagsordenen består af det eller de punkter, som de (bestyrelses-)medlemmer, der har indkaldt til den ekstraordinære generalforsamling, ønsker behandlet.

Idrætsforeninger er omfattet af reglerne for, hvordan man skal håndtere persondata, også kendt som GDPR.

DIF og DGI har udarbejdet en vejledning om, hvordan man som idrætsforening skal håndtere persondataforordningen. Du kan læse vejledningen her.

Datatilsynet har lavet ‘GDPR-univers for små foreninger’, hvor I også finder vejledning om GDPR.

Børneattester er et krav i foreninger, hvor personer har kontakt med børn under 15 år. Attesten skal indhentes før, I indgår aftaler med instruktører og andre med lederansvar for børn under 15 år. Instruktøren/lederen det drejer sig om, skal give samtykke til, at attesten indhentes.

I indhenter den gratis attest fra Det Centrale Kriminalregister, og som hovedregel foregår det digitalt.

Hvis personen, I skal have attest på, er udenlandsk statsborger og ikke har et CPR-nummer, kan du anmode om en børneattest her.

Bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer, kantinepersonale og andre, som ikke har direkte kontakt med børn under 15 år i det daglige idrætsarbejde, er ikke omfattet af loven om børneattester.

Når jeres forening er medlem af Dansk Minigolf Union og DIF, har I den lovpligtige arbejdsskadeforsikring samt de øvrige forsikringsordninger, som DIF har indgået på vegne af forbund og foreninger.

Du kan læse mere om idrættens forsikringer og dækninger her. Hvis foreningen ejer materiel i form af redskaber og/eller ejendom tilrådes det, at bestyrelsen holder sig opdateret på, om man har de fornødne forsikringer, der dækker.

Vi anbefaler, at foreningen opretter en særskilt e-mail til fx kasserer og formand, for eksempel kasserer@foreningensnavn.dk, der kan ‘gå i arv’ mellem skiftende kasserere.

På den måde kan I undgå forvirring hos medlemmer, der så ikke skal huske en ny mailadresse til eksempelvis den nye kasserer.

Hvis I vælger denne løsning, skal I blot huske at ændre i mailsystemet, så mailen omdirigeres korrekt til den nye kasserer.

Kørselsblanket

Overblik over honorarer og kørselsgodtgørelse i Dansk Minigolf Union finder du på denne side: minigolf.dk/godtgoerelse

Frivillige er grundstenen i klubbens eksistens. At opbygge en stærk og engageret frivilligbase kræver fokus på at rekruttere, pleje, understøtte og prioritere de frivillige.

Dansk Minigolf Union kan hjælpe jer med at styrke jeres indsats.

Læs mere her >

Uanset om målet er at skaffe trænere eller at udvide jeres fællesskab, tilbyder Dansk Minigolf Unions Klubservice professionel støtte til at nå jeres mål.

Læs mere her >

Dansk Minigolf Union tilbyder støtte og ressourcer til dig, der drømmer om at skabe et lokalt minigolffællesskab. Fra konsulentbistand og kurser til økonomisk støtte – vi er med dig hele vejen.

Læs mere her >

World Minigolf Sport Federation udstikker retningslinjerne for de fire banetypers mål og tekniske standarder.
Se retningslinjerne her.

Spørgsmål til banestandarder og -vedligeholdelse sendes til dommer- teknisk udvalg.

Vi er bekendte med, at nogle ældre eternitanlæg er produceret i asbestholdige materialer. I forbindelse med flytning af baner og vedligeholdelse skal man tage sine forholdsregler.

Det er klubbernes ansvar, at reglerne for håndtering af eternitbaner med asbest overholdes. Har jeres klub et ældre eternit-minigolfanlæg, bør I derfor kende til disse regler. Læs mere på Arbejdstilsynets hjemmeside.